Le système judiciaire doit s’adapter constamment à l’évolution de la situation et aux nouvelles technologies, y compris ses ramifications locales dans les entreprises du monde entier. La numérisation a renforcé cette nécessité avec un flot d’innovations perturbatrices, de nouvelles réalités et de changements mondiaux que les legal departments doivent suivre.

Notre vie quotidienne, notre environnement et notre travail sont numériques depuis longtemps – et cela ne changera pas dans un avenir proche. Dans de nombreux esprits, la transformation numérique est liée à l’abandon des documents analogiques, mais en réalité, elle va bien au-dessus de la réduction de la consommation de papier : la mise en réseau générale des appareils, des personnes et des applications, la disponibilité large et favorable de terminaux hautement performants, l’application complète de technologies complexes telles que l’intelligence artificielle ou l’informatique en nuage et la collecte et le traitement d’énormes quantités de données sont les piliers de ces changements importants.

Alors que ces bouleversements se répandent sur nous et balaient peu à peu les résistances, différents secteurs de l’entreprise sont également contraints de réagir à ces évolutions et d’adapter leurs propres processus, tâches et souvent l’identité. Les services juridiques et les conseillers juridiques se retrouvent dans une position clé qui leur demande de gérer ces développements de manière souveraine et de les intégrer dans leur vie professionnelle quotidienne.

La numérisation dans le domaine des contrats

Les contrats sont la base de la coopération entre entreprises et des opérations juridiques nécessaires au bon fonctionnement. Il n’est donc que logique de rendre cette base sûre, fiable et optimale.

À cette fin, le Contract Lifecycle Management (CLM) fournit un système qui permet d’accéder aux contrats, à leur analyse, à leur communication, à la révision, à l’examen, et bien plus encore , et cela de n’importe où. Le détachement local est devenu un facteur important dans l’administration de la justice au plus tard au début de la pandémie de Covid 19 et devrait être pris en compte dans les considérations futures.

L’examen de ces contrats se fait déjà grâce à l’intelligence artificielle et l’impact est énorme: en raison de la vaste base de données (des millions de contrats à travers le monde peuvent être utilisés comme « matériel didactique » pour l’IA), les écarts, les ambiguïtés et les besoins d’optimisation peuvent être identifiés et marqués de manière fiable. La précision de la précision est étonnamment élevée — si élevée que les systèmes correspondants sont considérés comme plus fiables que les examinateurs humains.

Conformément aux principes (non écrits) de la numérisation, les systèmes CLM sont toujours réalisables, peuvent gérer n’importe quel contrat et sont plus faciles à utiliser que leurs prédécesseurs. Car la transformation numérique n’a lieu que si une réelle valeur ajoutée est générée par l’innovation. Dans la gestion des contrats, il n’y a pas que la simplification de la coopération, mais aussi l’amélioration des processus de travail et des optimisations connexes.

La numérisation en matière de protection des données

Alors que l’importance des données pour la réussite de l’entreprise ne saurait être sous-estimée, la protection des données occupe également une place de plus en plus importante. Le respect des directives n’est pas seulement nécessaire d’un point de vue juridique; l’image de l’entreprise a également un besoin urgent de prévenir les fuites de données.

Aujourd’hui encore, presque aucun événement ne détruit la réputation d’une entreprise aussi durablement que la perte de données clients. Lorsque des informations privées sont diffusées par un piratage ou une simple inattention, il est souvent difficile de réparer les dommages causés à la réputation par les clients et les partenaires commerciaux.

Le service juridique numérique moderne est donc un carrefour interconnecté qui s’occupe de la sécurité des données en étroite collaboration avec les autres unités. Différentes informations sont également soumises à différentes politiques et degrés de cryptage.

Au cours des dernières années, la collecte de données est devenue un pilier très important de la réussite des entreprises. À l’heure de la mise en réseau mondiale, de l’accès rapide à l’information et de la disponibilité omniprésente, les clients finaux ne sont plus disposés à accepter des produits et des services qui ne leur conviennent pas à 100%. Cela inclut, en plus de fournir la performance parfaite au moment parfait au parfait endroit, aussi des facteurs difficiles à réaliser, comme l’apparition sociale d’une entreprise. Seuls ceux qui connaissent par cœur leurs clients, leurs opinions et leurs comportements ont une chance de survivre sur le marché moderne. Le traitement des données semble être le seul moyen d’atteindre cet objectif.

En collaboration avec l’IT, le service juridique s’assure que tous les emplacements de stockage sont connus et ont été assortis de mesures de sécurité appropriées. En étroite coordination avec le service clientèle, le centre d’appel, le marketing et les ventes ou d’autres unités travaillant directement avec les données des clients, des politiques sont élaborées et les employés sont constamment sensibilisés. Le service des ressources humaines vérifie la sécurité des dossiers personnels et des données des candidats et même le nettoyage des bâtiments est obligé de ne pas avoir accès aux documents éventuellement trouvés.

Quel que soit le département qu’il s’agisse, elle est inévitablement en contact étroit avec le service légal numérisé pour garantir la protection des données.

L’introduction de la directive européenne sur la protection des données (DGPR) peut être considérée comme un événement majeur qui a mis en évidence la nécessité d’un service juridique moderne à l’ère de la numérisation. Ce vaste ensemble de règles, avec des sanctions draconiennes, a mis les entreprises à rude épreuve. Alors que des consultants douteux et des experts autoproclamés faisaient du porte-à-porte pour fournir leurs services, ce sont en fait les services juridiques des petites et moyennes entreprises qui, avec de nombreuses heures supplémentaires, ont assuré la mise en œuvre des objectifs.

Dans ce contexte, de nombreux experts juridiques sont entrés pour la première fois en contact avec toute la force de la numérisation : la quantité de données et les différents emplacements de stockage étaient un sujet négligé, dont les avocats et les juristes ont dû s’occuper au lieu d’analystes de données et d’architectes de bases de données. Le résultat a été une nouvelle prise de conscience du sujet et un besoin accru de solutions techniques dont les effets se font encore sentir aujourd’hui.

Les systèmes de protection des données basés sur l’IA sont une nouvelle catégorie de logiciels qui a vu le jour il y a quelques années seulement. L’intelligence artificielle permet d’identifier les modèles typiques qu’il convient de protéger en général. Il s’agit notamment des noms de clients, des adresses, des numéros de carte de crédit, mais aussi des contrats, des données financières sensibles ou des documents de stratégie.

Les documents habituellement en circulation entre le cloud, l’intranet, l’Internet, le serveur de courrier électronique, etc., sont analysés et détectés avec une précision extrême. Les fichiers correspondants peuvent ensuite être retirés automatiquement de la circulation et conservés en toute sécurité. Il est également possible de crypter ou de marquer le modèle auprès d’un responsable.

De tels systèmes, tels que commercialisés par des fabricants de renom tels que Microsoft ou IBM, offrent une protection permanente contre les pertes de données accidentelles ou criminelles. Avec une quantité sans cesse croissante de données et un grand nombre d’emplacements de stockage, la tâche de la protection des données peut rapidement devenir incontrôlable. Des solutions techniques comme celle-ci peuvent fournir de grands services dans ce domaine.

La numérisation dans le droit des brevets et des marques

Les brevets ne sont certainement pas aussi pertinents pour toutes les entreprises. Cependant, ceux qui en dépendent pour protéger leurs biens ou pour acquérir des droits d’utilisation sont rapidement confrontés à la réalité complexe et frustrante du droit des brevets.

Avec la technologie blockchain, ce domaine juridique est confronté à une révolution insoupçonnée: le système d’échange décentralisé et infalsifiable d’informations offre la possibilité d’une base de données mondiale unique pour les brevets et les affaires de marque. Dans celle-ci, les demandes peuvent être examinées et l’authenticité peut être vérifiée immédiatement à l’aide du code de haché.

Si vous achetez un nouveau brevet ou si vous disposez d’un nom de marque, d’un logo, etc., vous accrochez cette information à la chaîne sous la forme d’un bloc supplémentaire. Les avantages se situent dans la répartition des droits à l’échelle mondiale, puisque la date de création a été clairement consignée dans la blockchain. Les réclamations ultérieures d’autres personnes peuvent être résignés facilement et définitivement – la base de données a raison.

Une telle blockchain simplifie également le contrôle des termes relatifs au statut de la marque. Cela permet de résoudre les incertitudes dans l’utilisation des termes en quelques secondes. Le terme « webinaire », par exemple, fait l’affaire depuis des années dans le monde économique de la légende, qui dérive déjà à la mystique, qu’il s’agit d’une marque enregistrée. Avec une blockchain de marque, cette théorie pourrait être stoppée en cliquant sur mouse.

Toutefois, ces changements rendraient superflues une grande partie des personnes employées dans le droit des brevets, raison pour laquelle, malgré les nombreux avantages, un puissant lobby s’oppose à l’utilisation de la technologie blockchain. La mise en œuvre effective reste donc, hélas, discutable pour l’instant.

Au fait, « Webinar » est un nom de marque enregistré. Toutefois, l’utilisation illégale n’est actuellement pas poursuivie.

Peur du changement numérique

Les employés des services juridiques craignent, comme de nombreux collègues d’autres secteurs, les implications de la numérisation dans leur domaine. En outre, il est dans la nature professionnelle des avocats et autres, d’examiner et d’examiner de manière critique les dangers correspondants des nouvelles technologies. Une circonstance qui a déjà donné lieu à de fortes résistances dans le passé.

Cette crainte de la transformation numérique repose le plus souvent sur deux piliers:

D’une part, la crainte générale de nombreux travailleurs (indépendamment de l’industrie et des qualifications) que les nouvelles technologies et le travail transforment leur propre activité jusqu’à devenir méconnaissable ou tout simplement superflu. Il s’agit en principe de préoccupations légitimes; Ils méconnaissent toutefois la longue période nécessaire à ces changements. De nouvelles tâches arrivent dans des amuse-gueules faciles à digérer et excluent lentement les anciennes activités monotones de la vie professionnelle quotidienne. Cela s’effectue sur plusieurs années, de sorte que même les travailleurs non motivés peuvent se maintenir facilement en continuant et en faisant preuve d’un minimum d’ouverture face aux nouveaux développements.

La deuxième base de la peur et du rejet, en particulier dans les services juridiques, est de se concentrer sur la prise en compte des risques et des problèmes propres au champ. En raison de la gestion quotidienne des conséquences négatives des changements, il n’y a guère d’autre moyen de se méfier des innovations en général. Et les scénarios d’horreur en matière de numérisation ne manquent pas !

Étant donné qu’il s’agit d’un phénomène mondial et que des milliards de personnes sont littéralement touchées par la transformation numérique, on trouve aussi de nombreux exemples d’intégrations technologiques défavorisantes, de clients ou d’employés en fuite. À l’instar du concept des médias, qui ne sont presque que des messages négatifs, les exemples négatifs ont ici aussi une portée nettement plus large et nous restent plus longtemps et davantage dans nos mémoires. En chiffres absolus et réalistes, ces craintes ne peuvent toutefois pas être maintenues: la numérisation crée des optimisations incroyables et ne provoque pas une augmentation perceptible du chômage.

La prise de conscience que les technologies numériques permettent d’énormes simplifications dans la vie quotidienne d’un service juridique ne commence malheureusement que lentement à triompher des scénarios profonds – mais finalement irréalistes – de la peur.

Conclusion

Le service juridique classique est un domaine à forte proportion d’activités manuelles, telles que les contrôles contractuels et l’examen général des documents. Ils en profitent donc au plus haut point des changements apportés par la numérisation.

En outre, étant donné qu’elle dispose également de classeurs de données historiques, le secteur est parfaitement adapté à l’utilisation de l’intelligence artificielle, dont les résultats s’améliorent avec l’augmentation de la base de données. Il n’est donc pas surprenant que de nombreux nouveaux logiciels soient disponibles, qui simplifient et automatisent en profondeur la vie quotidienne du Legal Department.

En revanche, la mise en œuvre et la réceptivité générale aux nouvelles technologies et aux processus de travail sont généralement encore assez sombres. Que ce soit en raison de la culture courante dans le domaine juridique ou des postes spécifiques que ces départements occupent au sein d’une entreprise; il s’agit, dans de nombreux cas, de l’un des secteurs les moins numériques d’une entreprise.

De nombreuses innovations se sont ainsi accumulées dans un passé récent, qui attendent maintenant tous ensemble d’être mis en œuvre. Comme il devient impossible de s’opposer à ces changements, de nombreux départements juridiques sont soudain confrontés à plusieurs innovations profondes en même temps. Une situation difficile – plus difficile, par exemple, que dans les domaines qui, en général, sont plus intéressés par les nouvelles technologies et qui se renouvellent constamment.

Mais la transformation numérique ne s’arrête pas. Les services juridiques sont confrontés à des bouleversements majeurs qui ne seront pas faciles à gérer. Mais la bonne nouvelle, c’est que les résultats se feront sentir sous la forme d’une productivité accrue et d’une simplicité de vie professionnelle quotidienne, ouvrant ainsi de nouveaux champs d’activité intéressants.